PARA: COMUNIDAD PORTUARIA

ASUNTO: CONCLUSIONES - NUEVO PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN / ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO DE CLIENTES ANTE EL PUERTO

Estimados Usuarios,

Queremos agradecer una vez más a toda la comunidad portuaria, por su acostumbrado apoyo y participación en las diferentes actividades organizadas por el terminal portuario.

Nos permitimos enviar conclusiones del ciclo de capacitaciones llevadas a cabo, sobre el proceso en asunto:

• ¿Quienes deben actualizar el registro ante el puerto?:

o Importadores / Exportadores
o Agencias de Aduanas
o Agentes de Carga 
o OTM
o Empresas de transporte
o Operadores Portuarios
o Agentes Marítimos
o Líneas Navieras

• ¿Cuándo se debe actualizar el registro de cada empresa ante el puerto?

Anualmente, con corte al 30 de Abril de cada año.

• ¿En qué consiste el nuevo procedimiento para la creación y actualización de empresas ante el terminal portuario?

Los usuarios NO deberán radicar la documentación original en la oficina de Servicio al Cliente, debe cargarse en el portal web del puerto. Se elimina la firma autógrafa de los formatos, reemplazándose por Firma Digital. Se elimina también la obligatoriedad de autenticaciones, esto se reemplaza con la firma digital.

• ¿Qué firmas digitales pueden utilizarse para suscribir los formatos?

Según la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia), las siguientes empresas están certificadas para firma digital:

o Certicamara S.A.
o Edicom S.A.S
o GSE S.A.
o Andes Servicio de Certificación Digital S.A.
o Olimpia IT S.A.S.
o Thomas Signe S.A.S.
o Camerfirma Colombia S.A.S.
o Valid Sucursal Colombia

• ¿Cuándo iniciará el nuevo procedimiento de firma digital y cargue de la documentación al portal web?

A partir del 30 de Mayo del año en curso.

• ¿Cómo funcionará la transición del antiguo al nuevo procedimiento?

Hasta el 30 de Mayo, se recibirán los documentos así:

o Si tiene la documentación de acuerdo con el procedimiento anterior (firma autógrafa y autenticada), solamente podrá radicar los originales en la oficina de Servicio al Cliente. NO se aceptará este tipo de documentación en el portal web.
o Si tiene la documentación suscrita con la firma digital, deberá radicarla en el portal web. No se aceptará ni por correo electrónico ni físicamente.

• ¿Qué hago si no tengo firma digital?

Revise al interior de su organización, lo más seguro es que ya el representante legal cuente con firma digital, teniendo en cuenta que son ampliamente utilizadas en trámites legales, de impuestos y comercio exterior.  Si no tiene firma digital debe adquirir alguna dentro de las opciones certificadas en Colombia.

• Tengo una firma que no está dentro de las indicadas como autorizadas por el puerto, ¿qué debo hacer?

No podrán aceptarse firmas electrónicas que no cumplan con los requisitos legales. Lo invitamos a consultar las diferentes alternativas informadas anteriormente. Sabemos que hay diferentes opciones a precios módicos. En la página web de cada proveedor se indica la forma de compra y el procedimiento de firma de documentos.

• ¿Quién debe firmar digitalmente los formatos?

La firma digital debe corresponder al representante legal principal o suplente, los cuales deben estar en el certificado de cámara y comercio (de la sucursal principal o de Buenaventura). Personal identificado en cámara de comercio como Gerente / Director / Jefe de Sucursal, no pueden suscribir los formatos.

• ¿Dónde puedo revisar el paso a paso, formatos y documentos soporte?

El detalle del proceso se encuentra publicado en la página web: www.puertoaguadulce.com , pestaña Servicio al Cliente, opción "Inscripción de Clientes".

• ¿En dónde puedo consultar los instructivos para el cargue de documentación tanto para el registro de nuevas empresas, como para la actualización anual obligatoria?

Ingrese a nuestra página Web al proceso de inscripción de clientes y vaya al Paso 2: https://www.puertoaguadulce.com/inscripcion-usuarios/

• ¿Cuáles son los formatos vigentes?

Los formatos siempre deben descargarse directamente de la página web, con el fin de radicar las versiones actualizadas de cada uno:

o CS-F-1 Formato de Registro de Clientes Versión 7
o CS-F-2 Poder Especial Amplio y Suficiente para operadores de comercio exterior Versión 4
o CS-F-3 Formato Autorización Para Acceso y Uso de Sistemas Informáticos, Versión 3
o CS-F-4 Original Formato de Registro para Acceso y Uso de Sistemas Informáticos Versión 5
o CS-F-5 Formato de Acuerdo de Seguridad impreso en papel membretado de la empresa Versión 3
o CS-F-6 Formato de Retención de Personas Naturales Versión 9
o CS-F-11 Formato Facturación Versión 2